Integritetspolicy och behandling av personuppgifter

1. Inledning

Enkel Redovisning Lund AB ("vi", "oss" eller "företaget") värnar om din integritet och är engagerade i att skydda dina personuppgifter. Denna integritetspolicy beskriver hur vi samlar in, använder, lagrar och skyddar dina personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och svensk lagstiftning.

Genom att använda våra tjänster godkänner du behandlingen av dina personuppgifter enligt denna policy.

2. Personuppgiftsansvarig

3. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi kan komma att samla in följande kategorier av personuppgifter:

3.1 Identitets- och kontaktuppgifter

• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Postadress
• Personnummer eller organisationsnummer

3.2 Företagsinformation

• Företagsnamn och organisationsform
• Organisationsnummer
• Faktureringsuppgifter
• Bankkontoinformation

3.3 Redovisningsdata

• Bokföringsunderlag och verifikationer
• Fakturor och kvitton
• Löneuppgifter
• Skattedeklarationer
• Årsredovisningar

3.4 Teknisk information

• IP-adress
• Webbläsartyp och version
• Enhetsinformation
• Användarstatistik och besöksmönster

3.5 Kommunikationsdata

• E-postkorrespondens
• Chattkonversationer
• Telefonsamtal (efter samtycke)
• Feedback och förfrågningar

4. Hur samlar vi in personuppgifter?

Vi samlar in personuppgifter genom:

• Direkt från dig: När du registrerar dig för våra tjänster, kontaktar oss, eller använder våra digitala plattformar
• Automatisk insamling: Via cookies och liknande tekniker när du besöker vår webbplats
• Från tredje part: Från företagsregister, kreditupplysningsföretag och andra offentliga källor
• Från våra kunder: När du är anställd hos eller företräder en av våra företagskunder

5. Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

5.1 Fullgörande av avtal

• Tillhandahålla redovisningstjänster
• Hantera bokföring och årsredovisningar
• Utföra löneadministration
• Hantera momsrapportering och deklarationer
• Fakturering och betalningshantering

5.2 Rättslig förpliktelse

• Uppfylla lagstadgade krav enligt bokföringslagen
• Arkivering enligt Riksarkivets föreskrifter
• Skattelagstiftning och rapportering till Skatteverket
• Bekämpa penningtvätt och finansiering av terrorism

5.3 Berättigat intresse

• Förbättra våra tjänster och användarupplevelse
• Marknadsföring av våra tjänster
• IT-säkerhet och systemunderhåll
• Hantera och förebygga bedrägeri
• Analyser och affärsutveckling

5.4 Samtycke

• Nyhetsbrev och marknadsföringskommunikation
• Användning av cookies och spårningstekniker
• Delning av information med tredje part (utöver vad som krävs enligt lag)

6. Vem delar vi dina personuppgifter med?

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med följande kategorier av mottagare:

6.1 Myndighetskontakter

• Skatteverket
• Bolagsverket
• Kronofogden
• Polis och åklagarmyndighet (vid misstanke om brott)

6.2 Tjänsteleverantörer

• IT-leverantörer och molntjänster
• Bokföringssystem och redovisningsverktyg
• E-posttjänster och kommunikationsplattformar
• Analytiska verktyg och webbanalystjänster

6.3 Professionella rådgivare

• Revisorer och auktoriserade redovisningskonsulter
• Juridiska rådgivare
• Finansiella rådgivare

6.4 Affärspartners

• Banker och finansinstitut
• Försäkringsbolag
• Leverantörer av betaltjänster

Alla tredje parter som behandlar personuppgifter för vår räkning är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal och är skyldiga att skydda dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning.

7. Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

I vissa fall kan vi komma att överföra dina personuppgifter till länder utanför EU/EES. När detta sker säkerställer vi att:

• Överföringen sker till länder som EU-kommissionen bedömt har en adekvat skyddsnivå, eller
• Vi använder standardavtalsklausuler (SCC) godkända av EU-kommissionen, eller
• Vi förlitar oss på andra lämpliga skyddsåtgärder enligt GDPR

Du kan när som helst kontakta oss för mer information om de säkerhetsåtgärder vi vidtagit.

8. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som de samlades in för. Lagringstiderna varierar beroende på typ av information:

Efter att lagringsperioden löpt ut raderas eller anonymiseras dina personuppgifter på ett säkert sätt, såvida det inte finns en rättslig förpliktelse att bevara dem längre.

9. Dina rättigheter

Du har enligt GDPR följande rättigheter avseende dina personuppgifter:

9.1 Rätt till tillgång (registerutdrag)

Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och i så fall få tillgång till dessa uppgifter samt information om behandlingen.

9.2 Rätt till rättelse

Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättade eller kompletterade.

9.3 Rätt till radering ("rätten att bli glömd")

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade om:

• De inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlades in för
• Du återkallar ditt samtycke och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
• Du invänder mot behandlingen och det inte finns berättigade skäl för behandlingen
• Personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt

Observera att vi kan behöva bevara vissa uppgifter på grund av rättsliga förpliktelser, särskilt enligt bokföringslagen.

9.4 Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas under vissa omständigheter, exempelvis när du bestrider riktigheten i uppgifterna.

9.5 Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.

9.6 Rätt att invända

Du har rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse. Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring.

9.7 Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande

Du har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inklusive profilering, om beslutet får rättsliga följder för dig eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad.

9.8 Rätt att återkalla samtycke

Om behandlingen grundar sig på samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades.

10. Säkerhetsåtgärder

Vi tar säkerheten för dina personuppgifter på största allvar och har implementerat lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot:

• Obehörig åtkomst
• Olaglig behandling
• Oavsiktlig förlust, förstörelse eller skada

Våra säkerhetsåtgärder inkluderar:

• Kryptering: Vi använder SSL/TLS-kryptering för all dataöverföring
• Åtkomstkontroll: Begränsad åtkomst baserat på behov och roller
• Säker lagring: Personuppgifter lagras i säkra datacenter inom EU/EES
• Regelbundna säkerhetsgranskningar: Kontinuerlig övervakning och testning av våra system
• Utbildning: Alla anställda får regelbunden utbildning i datasäkerhet och GDPR
• Incidenthantering: Etablerade rutiner för att hantera eventuella dataintrång
• Säkerhetskopiering: Regelbundna säkerhetskopior för att förhindra dataförlust

Trots våra säkerhetsåtgärder kan ingen dataöverföring eller lagring garanteras vara 100% säker. Om du misstänker att dina personuppgifter har äventyrats, vänligen kontakta oss omedelbart.

11. Cookies och spårningstekniker

Vi använder cookies och liknande tekniker på vår webbplats för att förbättra användarupplevelsen, analysera trafik och för marknadsföringsändamål.

11.1 Vad är cookies?

Cookies är små textfiler som lagras på din enhet när du besöker en webbplats. De hjälper webbplatsen att komma ihåg information om ditt besök.

11.2 Vilka typer av cookies använder vi?

11.3 Hantera cookies

Vi använder Cookiebot för att hantera ditt samtycke till cookies. Du kan när som helst ändra dina cookie-inställningar genom cookiebanderollen på vår webbplats eller genom att rensa cookies i din webbläsare.

Observera att om du inaktiverar cookies kan vissa delar av vår webbplats inte fungera korrekt.

12. Barns integritet

Våra tjänster är inte avsedda för barn under 16 år. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn under denna ålder. Om vi blir medvetna om att vi oavsiktligt samlat in personuppgifter från ett barn under 16 år utan föräldrasamtycke, kommer vi att vidta åtgärder för att radera denna information så snart som möjligt.

13. Ändringar i integritetspolicyn

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan för att återspegla ändringar i vår verksamhet, lagstiftning eller av andra skäl. När vi gör väsentliga ändringar kommer vi att meddela dig via:

• E-post till den adress du registrerat hos oss
• Ett meddelande på vår webbplats
• Eller via andra lämpliga kommunikationskanaler

Vi uppmanar dig att regelbundet granska denna policy för att hålla dig informerad om hur vi skyddar dina personuppgifter. Datumet för senaste uppdatering anges överst på denna sida.

15. Kontakta oss

Om du har frågor om denna integritetspolicy, hur vi behandlar dina personuppgifter, eller om du vill utöva någon av dina rättigheter, är du välkommen att kontakta oss:

Vi strävar efter att besvara alla förfrågningar inom 30 dagar. I mer komplexa fall kan vi behöva upp till 60 dagar, men vi kommer att meddela dig om vi behöver mer tid.